13 أمراً عليك أن تضعهم ضمن قائمة مهامك اليوميّة لكي تزيد من انتاجيّتك

تُعتبر الإنتاجية من أهم المفاتيح التي تفتح أبواب النجاح في الحياة العملية والشخصية على حد سواء. فكل شخص يسعى إلى تحقيق أكبر قدر ممكن من الإنجاز خلال يومه، مع الحفاظ على جودة العمل والتركيز الذهني والنفسي. وللتمكّن من ذلك، لا بد من اعتماد نظام منظم ومتقن يشتمل على مجموعة من العادات والمهام اليومية التي تساعد على تحسين الأداء وتقليل الهدر في الوقت والطاقة. في هذا المقال، سنستعرض 13 أمراً يجب أن تضيفها إلى قائمة مهامك اليومية لتزيد من إنتاجيتك بشكل ملموس وفعّال، مستندين إلى دراسات وأبحاث علمية ونصائح تطبيقية أثبتت جدواها.

1. تحديد أولويات واضحة لكل يوم

من أهم أساسيات زيادة الإنتاجية هي وضع أولويات واضحة ومحددة لكل يوم. ذلك يعني اختيار أهم المهام التي تحقق أكبر أثر في تحقيق أهدافك وترتيبها حسب الأهمية والعجلة. استخدام طرق مثل “مصفوفة أيزنهاور” يساعد على تصنيف المهام إلى عاجلة ومهمة، مهمة ولكن غير عاجلة، عاجلة ولكن غير مهمة، وغير عاجلة وغير مهمة. هذا التصنيف يوجه تركيزك للمهام التي تستحق الوقت والجهد، ويقلل من تضييع الوقت في أعمال ثانوية أو غير ضرورية.

2. تخصيص أوقات محددة للمهام

تخصيص وقت محدد لكل مهمة في يومك يساعد على رفع مستوى التركيز ويمنع تسرب الوقت في المماطلة. يمكن اعتماد تقنية “بومودورو” التي تعتمد على العمل بتركيز لمدة 25 دقيقة متبوعة بفاصل قصير، مما يحفز الدماغ على العمل بكفاءة خلال هذه الفترات القصيرة. كما أن التوقيت المحدد يخلق ضغطاً إيجابياً يدفعك لإنجاز المهمة خلال الوقت المخصص.

3. البدء بالمهام الأصعب والأكثر أهمية

يميل الكثيرون إلى تأجيل المهام الصعبة أو التي تتطلب تركيزاً عاليًا، لكن الدراسات أثبتت أن البدء بهذه المهام في بداية اليوم، حين يكون الذهن في أفضل حالاته، يرفع من فرص إنجازها بشكل أفضل وأسرع. هذا الأسلوب يُعرف بـ”أكل الضفدع” (Eat the Frog)، وهو يحررك من ضغط هذه المهام ويتيح لك التعامل مع بقية الأعمال بسهولة أكبر.

4. الحد من تعدد المهام (Multitasking)

التنقل بين المهام بشكل مستمر يقلل من كفاءة الأداء ويزيد من احتمال الأخطاء. أظهرت الأبحاث أن العقل لا يستطيع التركيز على أكثر من مهمة واحدة بفعالية في الوقت ذاته، لذلك من الأفضل التركيز على مهمة واحدة حتى إنجازها، ثم الانتقال إلى المهمة التالية. هذا النهج يحسن جودة العمل ويسرع الإنجاز.

5. تنظيم مكان العمل

البيئة المحيطة تؤثر بشكل كبير على الإنتاجية. مكان العمل المرتب والمنظم يقلل من التشتت ويعزز التركيز. ينصح بتنظيف المكتب وترتيب الأدوات والوثائق بشكل منتظم، بالإضافة إلى توفير إضاءة جيدة وتهوية مناسبة، حيث تبين أن العوامل المادية تؤثر على القدرة الذهنية والأداء اليومي.

6. كتابة قائمة المهام اليومية

الاحتفاظ بقائمة مكتوبة للمهام اليومية يساعد في تنظيم الأفكار وتحديد الخطوات بشكل واضح. عندما يتم تدوين المهام، تقل فرص نسيان أي منها، كما توفر قائمة المهام شعوراً بالإنجاز مع كل مهمة يتم وضع علامة إتمام عليها. كذلك، تحفز هذه القائمة على متابعة التقدم دون الحاجة إلى الاعتماد على الذاكرة فقط.

7. استغلال الفترات الزمنية القصيرة

هناك العديد من الفترات القصيرة خلال اليوم قد تُهدر دون استغلال، مثل وقت الانتظار أو التنقل. يمكن استثمار هذه الفترات في مهام صغيرة أو تخطيط لأعمال قادمة، أو حتى التعلم السريع مثل قراءة مقالات قصيرة أو الاستماع إلى بودكاست تعليمي. هذا التراكم الصغير يساعد على رفع الإنتاجية الإجمالية.

8. ممارسة التمارين الرياضية الخفيفة

تأثير الرياضة على زيادة التركيز والطاقة أمر مثبت علمياً. ممارسة التمارين الخفيفة، مثل المشي أو تمارين التمدد، تحسن من تدفق الدم إلى الدماغ وتزيد من اليقظة الذهنية، مما ينعكس إيجابياً على الأداء والإنتاجية. إدراج هذه التمارين ضمن جدول يومك أمر ضروري للحفاظ على نشاطك.

9. أخذ فترات راحة منتظمة

تُظهر الأبحاث أن أخذ استراحات قصيرة خلال العمل يساعد على تجديد النشاط الذهني وتقليل الإجهاد. فترات الراحة تسمح للعقل بالاسترخاء وإعادة شحن الطاقة، مما يزيد من التركيز والقدرة على مواجهة المهام التالية بكفاءة أعلى. من الأفضل تخصيص 5-10 دقائق كل ساعة تقريباً للراحة.

10. تقليل مصادر التشتيت

وسائل التواصل الاجتماعي، الإشعارات، والبريد الإلكتروني يمكن أن تسرق جزءاً كبيراً من وقتك وتركيزك. لضمان إنتاجية عالية، من الضروري تقليل هذه المصادر خلال فترات العمل، مثل إغلاق الإشعارات أو تخصيص أوقات محددة لمراجعة البريد الإلكتروني بدلاً من التحقق المستمر.

11. التمرين على فن قول “لا”

الكثير من الناس يقع في فخ قبول المهام الزائدة أو الطلبات غير الضرورية، مما يؤدي إلى إرهاق ذهني وجسدي ويقلل من القدرة على التركيز على الأهداف الأساسية. تعلم رفض الطلبات التي لا تتناسب مع أولوياتك اليومية هو مهارة حيوية تزيد من إنتاجيتك وتحافظ على جودة أدائك.

12. استخدام التكنولوجيا بشكل ذكي

هناك العديد من التطبيقات والأدوات التي يمكن أن تساعد في تنظيم الوقت وإدارة المهام، مثل تطبيقات التقويم، إدارة المشاريع، أو أدوات التذكير. اختيار الأدوات المناسبة وتوظيفها بشكل ذكي يمكن أن يوفر الكثير من الوقت ويزيد من كفاءة العمل.

13. تقييم الأداء يومياً

في نهاية كل يوم، من المهم أن تقوم بتقييم ما أنجزته من مهام ومدى التزامك بالخطط التي وضعتها. هذا التقييم يساعد على إدراك نقاط القوة والضعف لديك، ويمكنك من تعديل الخطط المستقبلية لتحقيق نتائج أفضل. التقييم المستمر هو سر الحفاظ على الإنتاجية على المدى الطويل.

جدول يوضح مقارنة بين عادات يومية تزيد الإنتاجية وعادات تقللها

تطبيق هذه الإجراءات والممارسات بشكل منتظم يؤدي إلى تحسن ملحوظ في إنتاجيتك اليومية. إن دمجها ضمن روتينك اليومي ليس مجرد تحسين للوقت، بل هو بناء متين للنجاح المستدام الذي يتيح لك الوصول إلى أهدافك بشكل أكثر فعالية ورضا. الانتظام في تطبيق هذه العادات هو المفتاح الذي يفتح لك آفاقاً واسعة من الإنجاز والإبداع في جميع جوانب حياتك.